日独ユースネットワーク個人情報取扱規則

日独ユースネットワーク個人情報取扱規則

(目的)

第1条
日独ユースネットワーク(以下、「JG-Youth」という。)が保有する個人情報の適正な取扱いと協会の活動の円滑な運営を図り、個人の権利・利益を保護することを目的に、会員名簿及びその他の個人情報データベース(以下、単に「個人情報データベース」という。)の取扱いについて定めるものとする。

(責務)

第2条
JG-Youthは、個人情報保護に関する法令を遵守するとともに、団体の活動において個人情報の保護に努めるものとする。

(管理者)

第3条
JG-Youthにおける個人情報データベースの管理者は、代表とする。

(取扱者)
第4条
JG-Youthにおける個人情報データベースの取扱者は、副代表、事務局長および各企画のワーキンググループリーダー、各地域の交流担当リーダーとする。

(秘密保持義務)
第5条
個人情報データベースの管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

(収集方法)
第6条
JG-Youthは、個人情報を収集するときは、あらかじめその個人情報の利用目的を決め、本人に明示する。なお、要配慮個人情報などを収集する場合は、あらかじめ本人の同意を得る。

(利用)
第7条
JG-Youthが取得した個人情報は、次の目的のために利用する。
(1)会員資格の確認
(2)会員名簿の作成および管理
(3)各種案内の送付
(4)会員用サイトにおけるアカウント作成および管理

(利用目的による制限)
第8条
JG-Youthは、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

(管理)
第9条
(1)個人情報は管理者または取扱者が保管するものとし、適正に管理する。
(2)不要となった個人情報は管理者立会いのもとで、適正かつ速やかに廃棄するものとする。

(保管及び持ち出し等)

第10条
個人情報データベース、個人データを取り扱う電子機器等については、セキュリティ対策ソフトをインストールし稼働させた状態で保管することとする。また、持ち出す場合は、電子メールでの送付も含め、ファイルにパスワードをかけるなど適切に行うこととする。

(第三者提供の制限)
第11条
JG-Youthは、次にあげる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に個人情報を提供してはならない。
(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要な場合
(3)全国日独協会連合会に所属する日独協会に対して協力する必要がある場合
(4)国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

(第三者提供に係る記録の作成等)
第12条
JG-Youthが保有する個人情報データベースに記載されている個人情報を第三者(第11条第1号から第4号の場合を除く)に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。
  1 第三者の氏名
  2 提供する対象者の氏名
  3 提供する情報の項目
  4 対象者の同意を得ている旨

(第三者提供を受ける際の確認等)
第13条
JG-Youthが第三者(第11条第1号から第4号の場合を除く)から個人情報の提供を受けるときは、次の項目について記録を作成し保存する。
  1 第三者の氏名
  2 第三者が個人情報を取得した経緯
  3 提供を受ける対象者の氏名
  4 提供を受ける情報の項目
  5 対象者の同意を得ている旨(事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要)

(情報開示等)
第14条
JG-Youthは、個人情報データベースに記載されている本人から、当該個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは、法令に沿ってこれに応じる。

(漏えい時等の対応)
第15条
取扱者は、個人情報データベースを漏えい等(紛失含む)したおそれがあることを把握した場合は、直ちに管理者に報告する。

(研修)
第16条
JG-Youthは、個人情報データベース取扱者に対して、定期的に、個人データの取扱いに関する留意事項について、研修を実施するものとする。

(苦情の処理)
第17条
JG-Youthは、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

(改正)
第18条
JG-Youthの「日独ユースネットワーク個人情報取扱規則」は、役員会において改正する。


附則
本規則は、2017年7月4日より施行する。

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