個人情報の取扱いに関する方針

日独ユースネットワーク(以下「当団体」といいます。)は、個人情報及び個人データ（以下併せて「個人情報」といいます。）の重要性を認識し、その保護の徹底を図るものとして、適用される個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）並びにEEA及び加盟国のデータ保護に関する規制、特に「一般データ保護規則（2016/679）」（以下併せて「法令」といいます。）に従い、これらの規制が適用される当団体が開催するハロープログラム(以下「本プログラム」といいます。)の参加者（以下「参加者」といいます。）の個人情報について、以下に掲げた事項を念頭に置き、個人情報保護に万全を尽くします。そのため、当団体は個人情報の取扱いに関する方針（以下「本方針」といいます。）を次のとおり定めます。

1. 個人情報の取得

当団体は、個人情報を取得する際には、利用目的を公表又は通知し（本方針による公表も含みます。）、また、直接利用者から契約書その他の書面（電磁的記録を含みます。）に記載された個人情報を取得する場合にはあらかじめ利用目的を明示し、適法かつ公正な手段によって取得いたします。

2. 個人情報の利用・処理目的

当団体は、取得した個人情報を以下の利用目的の範囲内で利用・処理し、本人の事前の同意がある場合又は法令で認められている場合を除き、それ以外の目的で利用・処理しません。

1. 本プログラムの参加者を管理・選考するため。

2. 本プログラムの実施のため。

3. 本プログラム期間中(8月9日から8月20日を指します。以下同様です。)及びその前後に参加者及び保護者への連絡をするため。

4. 本プログラム期間中に緊急連絡を行うため。

5. 本プログラム期間中に使用する施設や宿泊先に連絡するため。

6. 本プログラム期間中又はその前後に撮影した参加者の写真及び動画(web上のものを含みます。)については、広報活動のため。

7. 本プログラム前後に関係団体へ交付する実施計画書及び報告書に記載するため。

3. 個人情報利用・処理の法的根拠

当団体が参加者の個人情報を利用・処理する法的根拠は以下のとおりです。

1. 参加者が、一つ又は複数の特定の目的のために自己の個人情報の利用・処理に同意を与えた場合

2. 参加者が当事者となっている契約の履行のために利用・処理が必要な場合、又は契約締結前の参加者の求めに応じて手続きを履践するために処理が必要な場合

3. 当団体が従うべき法的義務を遵守するために利用・処理が必要な場合

4. 参加者又は他の自然人の重大な利益を保護するために利用・処理が必要な場合

4. 個人情報の保存期間

当団体は、参加者の個人情報を、利用・処理の目的に必要な限度を超えて、保存することはありません。参加者は、当団体に対し、ご自身の個人情報の削除をいつでも請求することができます。また、個人情報が、その利用・処理の目的に照らし必要でなくなった場合、当団体は個人情報を削除いたします。

5. 参加者の権利

参加者には、当団体が収集し、処理する個人情報に関して以下の権利があります。

1. 情報権

参加者は、参加者に関係する当団体の個人情報の処理行為に関して全ての必要情報を当団体から取得することができます。

2. アクセス権

参加者は、参加者に関係する個人情報が利用・処理されているか否かについて、当団体に確認をとることができ、利用・処理されている場合には、個人情報及び関連情報にアクセスすることができます。

3. 訂正権

参加者は、参加者に関係する不正確な個人情報を不当な遅滞なく訂正させることができ、また、不完全な個人情報があればこれを完全なものにすることができます。

4. 消去権

参加者は、法令が定める要件を満たす場合には、同団体に、参加者に関係する個人情報を不当な遅滞なく消去させることができます。

5. 処理制限権

法令が定める要件を満たす場合には、参加者は、当団体に個人情報の処理を制限させることができます。

6. 個人情報の訂正、消去、処理の制限に関する通知権

上記⑶から⑸の場合、当団体は、個人情報の取得者にこの処理を連絡するとともに、参加者が要求する場合、取得者について通知します。

7. データポータビリティ権

法令が定める要件を満たす場合には、参加者は、構造化され、一般に利用され、かつ機械で読み取り可能な形式で参加者の個人情報を受領することができ、また、そのようなデータを、当団体の妨害なく別の管理者に転送することができます。

8. 異議権

法令が定める要件を満たす場合には、参加者は、参加者の特定の状況を理由に、いつでも、参加者に関係する個人情報の利用・処理に異議を唱えることができます。

9. プロファイリングを含む自動化された処理を受けない権利

法令が定める要件を満たす場合は、参加者は、参加者に法的効果又は同等の効果を及ぼす、個人情報の処理に基づく自動化された意思決定（プロファイリングを含みます。）の対象にならないことができる場合があります。

6. 個人情報の共同利用について

1. 個人情報の項目

参加者の氏名、住所、生年月日、性別、国籍、携帯電話番号、メールアドレス

2. 共同して利用する者の範囲

独日青少年協会

3. 共同利用の利用目的

本方針2条に定める利用目的のために個人情報を共同で利用し、いずれも、本方針に規定されている条件と同等の保護条件に従うものとします。

4. 共同利用する個人情報の責任者

日独ユースネットワーク

〒160-0016　東京都新宿区信濃町18番地マヤ信濃町2番館 財団法人日独協会事務局内

代表　吉見 隆寿

7. 個人情報の第三者提供

1. 本プログラム期間中に訪問する施設、企業、関係団体に対し、必要に応じて取得した個人情報を提供することがあります。

2. 当団体は、法令により認められている場合を除き、参加者から取得した個人情報を参加者の同意なしに第三者に開示・提供いたしません。

8. 外国の第三者への個人情報の提供

当団体は、参加者の個人情報を、業務委託先や共同利用先を含む日本国外の事業者等の第三者に提供する場合、以下のいずれかに該当する場合を除き、参加者の同意に基づき提供します。

1. 第三者が日本と同等の水準の個人情報保護制度を有している国として法令に定められている国にある場合

2. 第三者が日本の個人情報取扱事業者が講ずべき措置に相当する措置を継続的に講ずるために必要な体制を構築している場合

9. 個人情報の管理

1. 当団体は、利用目的の達成の範囲内において、正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときには当該個人情報を消去するよう努めます。

2. 当団体は、取得した個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の安全管理のためにかつ適切な措置を講じます。

10. 個人情報の開示等の請求

当団体は、保有する個人情報につき、法令に基づき利用目的の通知、個人情報の開示・訂正・利用停止・消去等の請求があった場合には、所定の手続で参加者であることを確認のうえ、法令の規定に従い速やかに対応いたします。本方針に関してご質問がある場合や権利行使をされる場合は、下記12のお問い合わせ窓口にご連絡ください。

11. 個人情報に関するお問い合わせ窓口

個人情報に関するお問い合わせにつきましては、以下の窓口で受け付けております。

窓口　日独ユースネットワーク

住所　〒160-0016　東京都新宿区信濃町18番地マヤ信濃町2番館 財団法人日独協会事務局内

メールアドレス　halloprogramm_info@jg-youth.net

12. 個人情報の取扱い規定の改定について

当団体は、本方針の規定内容を適宜見直し、必要に応じて変更することがあります。その場合、改定後の公表の日から変更後の規定が適用されることになります。

令和2年2月15日制定

令和5年3月20日改定

免責事項

プログラム期間外のトラブルについては、当団体は、一切責任を負いかねます。また、プログラム開催中でも個人に発生したトラブル(通信、金銭、参加者間トラブル等)については、当団体は、一切の責任を負いかねます。ご了承ください。

本プログラムの内容、講師等は予告なく変更又は中止となる可能性がありますので、あらかじめご了承ください。

　　

　　

【諸注意・キャンセルについて】

　　・天災、疫病、紛争の発生、政府による緊急事態宣言の発令、その他やむをえない事情により本プログラムを中止・延期する場合があります。

・やむを得ず本プログラムを中止する場合は、本プログラム参加準備のために参加者が自ら負担した費用(以下「参加者準備費用」といいます。)、プログラム開催準備のためにすでに支出されている費用（以下「開催準備費用」といいます。なお、参加者の費用負担が少なくなるよう当団体は最大限努力します）及び振込手数料を除き、支払い済みの参加費用を全額返金いたします。返金は、費用の計算が終了次第、速やかに行います。

・参加費用入金後に、参加者ご自身の都合で本プログラム参加をキャンセルされる場合は、参加者準備費用、開催準備費用及び振込手数料を除き、支払い済みの参加費用を原則として、全額返金いたします。返金は、キャンセルの時期によっては、プログラム終了後の手続になることがあります。(遅くとも2024/3/31までを想定しております)

・参加決定通知後プログラム開始までに、プログラムが中止または延期となった場合も、航空券その他交通費、前後泊する場合の宿泊費等、個人的に発生した費用に関しては、免責とさせていただき、ご自身での負担となります。